Приложение № 1

к постановлению администрации

Чернышковского

муниципального района

Волгоградской области

от . №

Административный регламент

по исполнению государственной функции «Комплектование и учет архивного фонда»

I.Общие положения

Административный регламент по исполнению муниципальным казенным учреждением культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческим центром культуры ,казачества и архивным делом» (далее - МКУК «МЦКК и А» ) государственной функции «Комплектование и учет архивного фонда» (далее - Административный регламент и государственная функция соответственно) разработан в целях повышения качества и доступности государственной функции, определения условий для получателей государственной функции.

Предметом регулирования данного административного регламента является исполнение муниципальным казенным учреждением культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческим центром культуры ,казачества и архивным делом» с учетом формулировки положения нормативного правового акта органа местного самоуправления, которым предусмотрено осуществление государственных полномочий (далее – уполномоченный орган) государственной функции «Комплектование и учет архивного фонда».

Контроль и исполнение государственной функции возложен на специалистов муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческого центра культуры ,казачества и архивного дела».

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» ст.6055; 2007, № 49, ст.6079; 1996, № 15, ст.1768);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19;

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива 06.02.2002;

- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»

- Закон Волгоградской области от 21 ноября 2008 г. № 1772-ОД «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области»;

- Устав муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела»;

- нормативные, методические документы Отдела по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области по вопросам комплектования;

- нормативные правовые акты органа местного самоуправления, касающиеся осуществления государственных полномочий Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

1.4. Результатом исполнения государственной функции является постоянное и регулярное пополнение муниципальным казенным учреждением культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческим центром культуры ,казачества и архивного дела» документами и архивными фондами, отнесенными к составу архивного фонда Волгоградской области, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

 

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Информацию о порядке исполнения государственной функции можно получить:

- на официальном сайте администрации Чернышковского муниципального района ;

- в Муниципальном казенном учреждении культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческом центре культуры ,казачества и архивного дела» (далее по тексту МКУК «МЦКК и А»), расположенном по адресу:

404462 Волгоградская область, Чернышковский район, р.п.Чернышковский, ул.2-ой Гвардейской армии ,17;

Адрес официального сайта: www.chernyshki.ru

Контактные телефоны (телефоны для справок): - ( 8-844-74) 6-16-46;

факс - 8 (844-74) 6-16-46;

Адрес электронной почты:Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.;

График работы МКУК «МЦКК и А» по исполнению государственной функции:

Понедельник-пятница: с 8-00 до 17-00;

перерыв на обед понедельник-пятница с 12 часов до 13 часов,

неприемный день : четверг,

суббота, воскресенье – выходные дни.

В предпраздничные дни продолжительность времени приема по вопросам предоставления муниципальной функции сокращается на 1 час.

2.1.2. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения заявителя;

- на официальном сайте Чернышковского муниципального района Волгоградской области: rа Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

2.1.3. При консультировании по телефону заведующий архивным сектором муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование уполномоченного органа, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.

2.1.4. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.1.5. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

2.1.6. При информировании посредством личного обращения должностное лицо уполномоченного органа обязан принять заявителя в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

2.1.7. Информация, перечисленная в п. 2.1.1., расположена на стендах находящихся в муниципальном казенном учреждении культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» в доступных для посетителей местах, на официальном сайте на сайте Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.; либо на сайте в сети Интернет органа местного самоуправления Чернышковского муниципального района Волгоградской области: rа Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

2.2. Исполнение государственной функции происходит постоянно. В ходе исполнения функции организациям, включенным в список источников комплектования, оказывается организационно-методическая помощь в разработке номенклатуры дел, которая согласовывается с уполномоченным органом не реже 1 раза в 5 лет.

Ежегодно отдел по работе с территориями, организационной и архивной работе оказывает организационно-методическую помощь организациям-источникам комплектования в оформлении дел, составлении описей дел постоянного срока хранения, по личному составу, временного срока хранения (свыше 10 лет).

Уполномоченный орган ежегодно принимает дела постоянного срока хранения по утвержденным описям.

 

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

Исполнение государственной функции предусматривает выполнение следующих административных процедур:

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в уполномоченный орган, которая включает в себя организационно-методическую помощь уполномоченного органа организациям в составлении номенклатуры дел, в формировании и оформлении дел, в составлении описей дел, а также представление описей дел постоянного срока хранения на утверждение Экспертно-проверочной и методической комиссией Отдела по управлению архивами комитета культуры Волгоградской области (далее – ЭПМК Отдела) и согласование муниципальным казенным учреждением культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческим центром культуры ,казачества и архивного дела» описей дел по личному составу;

- прием-передача архивных документов в уполномоченный орган.

3.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» .

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является включение муниципального органа и/или государственной организации, находящихся на территории Чернышковского муниципального района в список источников комплектования уполномоченного органа (далее – организация), оформленное решением ЭПМК Отдела.

3.2.2. Ответственным лицом за выполнение административной процедуры является директор муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела».

3.2.3. Приему на архивное хранение в муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры , казачества и архивного дела» подлежат образовавшиеся в деятельности организации документы архивного фонда Волгоградской области (архивные документы постоянного хранения). В случае ликвидации организации приему подлежат документы по личному составу и документы, сроки хранения которых не истекли (по согласованию с Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области).

3.2.4. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в уполномоченный орган, определяется номенклатурой дел, принятой в организации. Муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» орган оказывает организационно-методическую помощь организациям в разработке номенклатуры дел, путем консультирования по возникающим вопросам. Номенклатура дел организации согласовывается в отделе по работе с территориями, организационной и архивной работе не реже 1 раза в 5 лет. Номенклатура дел должна согласовываться также при изменении функций и структуры организации независимо от даты последнего согласования.

3.2.5. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.2.6. Оформление дел производится согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002.

Муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» оказывает организационно-методическую помощь организациям при формировании и оформлении дел путем консультаций и практических занятий с ответственными за архив организации.

3.2.7. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы описей направляются уполномоченным органом на рассмотрение ЭПМК Отдела , но не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 экземпляра описи.

Одновременно Муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» согласовывает годовой раздел описи дел по личному составу по графику, утвержденному постановлением администрации Чернышковского муниципального района .

3.2.8. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления муниципальных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

Исполнение государственной административной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления муниципальных полномочий.

3.2.9. При принятии решения об определении состава архивных документов, подлежащих приему в Муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» , организации и уполномоченный орган руководствуются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), действующими отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

3.2.10. Результатом исполнения административной процедуры являются утвержденные ЭПМК Отдела описи дел постоянного хранения и согласованные Муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» описи дел по личному составу, зафиксированные на бумажном носителе.

3.3. Прием-передача архивных документов в уполномоченный орган

3.3.1. Основанием для исполнения административной процедуры является истечение сроков временного хранения документов, подлежащих приему на государственное хранение, установленных законодательством Российской Федерации.

3.3.2. Ответственным за исполнение процедуры является должностное лицо уполномоченного органа, осуществляющее прием документов от организаций.

3.3.3. Прием архивных документов осуществляется отделом по работе с территориями, организационной и архивной работе в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в Муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» (далее – план-график), который утверждается постановлением администрации Чернышковского муниципального района по согласованию с организациями.

Внеплановый прием архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации или в случае угрозы сохранности архивных документов.

3.3.4. Заведующий архивным сектором Муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме организацию о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.

3.3.5. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в уполномоченный орган, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих указанные документы.

3.3.6. Заведующий архивным сектором Муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и Отдела по управлению архивами комитета культуры Волгоградской области.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по форме установленной «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук». Один экземпляр остается в уполномоченном органе, другой - в организации.

Документы передаются на постоянное хранение в Муниципальное казенное учреждение культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры ,казачества и архивного дела» в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

3.3.7. В случае ликвидации организаций, образовавшиеся в их деятельности документы архивного фонда Волгоградской области, документы по личному составу и архивные документы, сроки хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в уполномоченный орган по согласованию с Отделом по управлению архивами комитета культуры Волгоградской области.

Прием от ликвидируемых организаций архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области, документов по личному составу, архивных документов, сроки хранения которых не истекли, осуществляется уполномоченным органом в порядке, установленном настоящим Административным регламентом. При этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

3.3.8. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления Чернышковского муниципального района государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

Исполнение государственной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

3.3.9. Критериями для решения вопроса о приеме документов являются:

- обязательное упорядочение архивных дел, подлежащих приему в соответствии с установленными требованиями;

- истечение срока временного хранения архивных документов у источников комплектования;

3.3.10. Результатом выполнения административной процедуры является регулярное пополнение архивного фонда Волгоградской области архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, что зафиксировано в актах приема-передачи архивных документов на бумажном носителе.

 

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Текущий контроль надлежащего исполнения служебных обязанностей, предупреждения совершения противоправных действий (бездействия), соблюдения процедур проведения проверок, соблюдения норм настоящего Административного регламента и действующего законодательства Российской Федерации при проведении мероприятий по организации комплектования осуществляется заведующим архивным сектором Муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры , казачества и архивного дела» .

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается заведующим архивным сектором.

4.2. Организации могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте уполномоченного органа.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (плановых, внеплановых, в том числе по конкретному обращению заявителя), выявление и устранение нарушений прав источников комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц уполномоченного органа.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя анализ выполнения плановых показателей.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав источников комплектования, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6. Ответственность должностных лиц уполномоченного органа за нарушение требований настоящего Административного регламента и норм действующего законодательства Российской Федерации закрепляется в их должностных регламентах (должностных обязанностях).

 

V. Порядок обжалования действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Принятые по заявлению решения и действия (бездействие) специалиста учреждения, ответственного за принятие решения в ходе предоставления муниципальной услуги, а также нарушение порядка предоставления муниципальной услуги могут быть обжалованы в досудебном (внесудебном) порядке (далее- досудебное обжалование).

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление жалобы заявителя для рассмотрения директору МКУК ЧМР «МЦКК и А», главе администрации Чернышковского муниципального района, заместителю главы администрации Чернышковского муниципального района, курирующему сферу культуры.

Жалоба должна содержать следующую информацию:

-фамилию, имя, отчество заявителя, которым подается жалоба, его место жительства (пребывания);

-наименование должности, фамилии, имени и отчества исполнителя муниципальной услуги (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуются, суть обжалуемого действия (бездействия).

Дополнительно указываются:

-причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);

-обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации, либо на него незаконно возложена какая-либо обязанность;

-требования о признании незаконными действий (бездействия);

-иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в самой жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

5.4. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа специалиста учреждения в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5. Жалоба подлежит рассмотрению в порядке, предусмотренном настоящим административным регламентом.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

5.6. Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобе вопросов, принятие необходимых мер и направление ответа заявителю в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) специалиста учреждения при предоставлении муниципальной услуги в судебном порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.