Приложение № 2

к постановлению

администрации Чернышковского

муниципального района

Волгоградской области

от 16.06.2015г. № 244

Административный регламент

по исполнению государственной функции «Организация использования архивного фонда»

 

I.Общие положения

Административный регламент по исполнению муниципальным Казенным учреждением культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры, казачества и архивного дела», государственной функции «Организация использования архивного фонда» (далее - Административный регламент и государственная функция соответственно) разработан в целях повышения качества и доступности государственной функции, определения условий для получателей государственной функции.

Предметом регулирования данного административного регламента является исполнение муниципальным казенным учреждением культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры, казачества и архивного дела» с учетом формулировки положения нормативного правового акта органа местного самоуправления Чернышковского муниципального района, которым предусмотрено осуществление государственных полномочий (далее – уполномоченный орган) государственной функции «Организация использования архивного фонда».

1.2. Контроль и исполнение государственной функции возложен на специалистов муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческого центра культуры казачества и архивного дела».

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (текст опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 01.08.2014, в "Собрании законодательства РФ", 04.08.2014, N 31, ст. 4398);

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (текст документа опубликован в изданиях "Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169.);

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448,"Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006.);

- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (текст документа опубликован в изданиях "Собрание законодательства РФ", 13.10.1997, N 41, стр. 8220-8235, "Российская газета", N 182, 21.09.1993, "Российские вести", N 189, 30.09.1993);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (текст документа опубликован в издании "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);

- Приказ Государственной архивной службы России «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344, опубликован Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1997, № 17);

- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области» (текст документа опубликован в издании "Волгоградская правда", N 9, 20.01.2010.);

- Закон Волгоградской области от 21 ноября 2008 г. № 1772-ОД «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области» (текст документа опубликован в издании "Волгоградская правда", N 225-226, 03.12.2008.);

- Устав муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры казачества и архивного дела».

- нормативные, методические документы Отдела по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области по вопросам комплектования.

1.4. Конечным результатом исполнения государственной функции является обеспечение организационной упорядоченности и возможности адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

 

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Информацию о порядке исполнения государственной функции можно получить:

- на официальном сайте администрации Чернышковского муниципального района ;

- в Казенном муниципальном учреждении культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческом центре культуры казачества и архивного дела» (далее по тексту МКУК «МЦКК и А»), расположенном по адресу:

404462 Волгоградская область, Чернышковский район, р.п.Чернышковский, ул.2-ой Гвардейской Армии, 17;

Адрес официального сайта: www.chernyshki.ru

Контактные телефоны (телефоны для справок): - ( 8-844-74) 6-16-46;

факс - 8 (844-74) 6-16-46;

Адрес электронной почты:Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.;

График работы отдела по исполнению государственной функции:

Понедельник-пятница: с 8-00 до 17-00;

Неприемный день -четверг

перерыв на обед понедельник-пятница с 12 часов до 13 часов.

суббота, воскресенье – выходные дни.

В предпраздничные дни продолжительность времени приема по вопросам предоставления муниципальной функции сокращается на 1 час.

2.2. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте - Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.;

- посредством личного обращения заявителя;

- на официальном сайте Чернышковского муниципального района: www.chernyshki.ru

2.3. При консультировании по телефону специалист муниципального казенного учреждения Чернышковского муниципального района «Межпоселенческого центра культуры казачества и архивного дела» , должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование уполномоченного органа, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.

2.4. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.5. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

2.6. При информировании посредством личного обращения специалист обязан принять заявителя в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

2.7. Информация, перечисленная в п. 2.1., расположена на стендах находящихся в муниципальном казенном учреждении культуры «Межпоселенческого центра культуры казачества и архивного дела» и в доступных для посетителей местах, на сайте Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.; или на официальном сайте в сети Интернет органа местного самоуправления Чернышковского муниципального района Волгоградской области: www.chernyshki.ru

2.8. Максимальный срок исполнения государственной процедуры изложенной в подразделе 3.2. составляет 5 рабочих дней со дня поступления документов, перечень которых установлен в п.3.2.1. настоящего Административного регламента.

2.9. Процедуры, изложенные в подразделах 3.3., 3.4. и 3.5. осуществляются ежегодно в сроки установленные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и указаниями Отдела по управлению архивами Комитета по культуре Волгоградской области по предоставлению планирования и отчетности.

 

III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Исполнение государственной функции предусматривает выполнение следующих административных процедур:

- учет поступления, выбытия и изменения количества архивных документов в МКУК «МЦКК и А»;

- составление паспорта МКУК «МЦКК и А» ; по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительной записки к нему;

- организация паспортизации организаций-источников комплектования МКУК «МЦКК и А»;

представление сводных документов государственного учета архивных документов и объяснительных записок к ним в Отдел по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области.

Блок-схема последовательности административных процедур и административных действий при исполнении государственной функции изложена в приложении 2 к настоящему Регламенту.

3.2. Учет поступления, выбытия и изменения количества архивных документов в уполномоченном органе.

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является акт приема-передачи документов на хранение, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акт о неисправимых повреждениях документов; акт приема-передачи документов на хранение; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт возврата документов собственнику; акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов; окончание выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.; акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов; акт описания документов, переработки описей.

3.2.2. Ответственным лицом за выполнение административной процедуры является заведующий архивным сектором МКУК «МЦКК и А».

3.2.3. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов.

Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.

Порядок учета архивных документов в уполномоченном органе определен «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук».

3.2.4. Учет документов ведется постоянно.

3.2.5. Основанием для приостановления исполнения муниципальной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

Исполнение государственной административной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

3.2.6. Критериями принятия решения о внесении изменений в учетные данные являются: увеличение, уменьшение количества дел, находящихся на хранении в уполномоченном органе.

3.2.7. Результатом выполнения административной процедуры является своевременный учет всех изменений происходящих в составе архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

 

3.3. Составление паспорта уполномоченного органа по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительной записки к нему

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры являются указания по планированию Отдела по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области с установлением сроков проведения государственного учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

3.3.2. Ответственным лицом за выполнение административной процедуры является должностное лицо уполномоченного органа, ведущее учет архивных документов.

3.3.3. Форма и порядок заполнения паспорта уполномоченного органа устанавливается Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.3.4. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

Исполнение государственной административной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

3.3.5. Критерием для принятия решения о составлении паспорта муниципального казенного учреждения культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческого центра культуры ,казачества и архивного дела» являются требования Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.3.6. Результатом исполнения административной процедуры заполненный в установленном порядке паспорт МКУК «МЦКК и А» на 1 января года, следующего за отчетным и объяснительная записка к нему, зафиксированные на бумажном носителе.

 

3.4. Организация паспортизации организаций-источников комплектования уполномоченного органа

3.4.1. Основанием для начала исполнения административного действия являются указания по планированию Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области с установлением сроков проведения государственного учета архивных фондов и архивных документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области.

3.4.2. Ответственным за исполнение процедуры является руководитель муниципального казенного учреждения Чернышковского муниципального района «Межпоселенческий центр культуры казачества и архивного дела».

3.4.3. Уполномоченный орган составляет письма и направляет их в адрес организаций-источников комплектования с приложением паспортов архивов по состоянию на 1 декабря текущего года, подлежащих заполнению, и указанием сроков их представления в уполномоченный орган. Письмо, паспорта, подлежащие заполнению, светокопируются в количестве экземпляров, которое соответствует количеству организаций, состоящих на учете в списках организаций - источников комплектования уполномоченного органа, на начало отчетного периода.

3.4.4. В случае необходимости МКУК «МЦКК и А» оказывает методическую помощь архивам организаций – источников комплектования по заполнению паспортов.

3.4.5. После получения уполномоченным органом паспортов архивов организаций-источников комплектования должностными лицами проводятся анализ, обработка полученных данных, составление сведений о состоянии хранения документов в организациях.

3.4.6. Формы паспорта архива организации-источника комплектования, а также сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования установлены Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.4.7. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления муниципальных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

Исполнение государственной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

3.4.8. Критерии для принятия решения о подготовке писем определяются порядком согласования и подписания писем в уполномоченном органе.

3.4.9. Результатом выполнения административной процедуры является паспорта архивов организаций-источников комплектования подготовленные, подписанные и представленные в уполномоченный орган в установленном порядке.

 

3.5. Представление сводных документов государственного учета архивных документов и объяснительных записок к ним в Отдел по управлению архивами Комитета по культуре Волгоградской области

3.5.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является факт завершения административных процедур по составлению сводных документов государственного учета, перечисленных в подразделах 3.3. и 3.4.

3.5.2. Ответственным за исполнение процедуры является руководитель МКУК «МЦКК и А».

3.5.3. Сводные документы муниципального учета (паспорт уполномоченного органа по состоянию на 1 января года следующего за отчетным и сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования уполномоченных органов по состоянию на 1 декабря текущего года, объяснительные записки к ним) подписывается руководителем уполномоченного органа в установленном в порядке.

3.5.4. Подписанные МКУК «МЦКК и А» сводные документы государственного учета направляются в Отдел по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области, в сроки установленные Отделом по управлению архивами Комитета культуры Волгоградской области в указаниях по планированию на бумажном носителе и в электронном виде вместе с документами годового отчета о работе.

3.5.5. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является прекращение исполнения органом местного самоуправления государственных полномочий в случае вступления в силу Федерального закона, Закона Волгоградской области, в связи с которыми осуществление государственных полномочий становится невозможным.

Исполнение государственной функции приостанавливается до момента возобновления осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий.

3.5.6. Критерии принятия решений при подписании сводных документов государственного учета определяются установленным в уполномоченном органе порядком согласования данных документов.

3.5.7. Результатом выполнения административной процедуры являются сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архивов, паспорта уполномоченных органов и объяснительные записки к ним, подготовленные в установленном порядке.

3.5.8.Способ фиксации результата выполнения административной процедуры.

 

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Текущий контроль надлежащего исполнения служебных обязанностей, предупреждения совершения противоправных действий (бездействия), соблюдения процедур проведения проверок, соблюдения норм настоящего Административного регламента и действующего законодательства Российской Федерации при проведении мероприятий по организации комплектования осуществляется МКУК «МЦКК и А».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается муниципальным казенным учреждением культуры Чернышковского муниципального района «Межпоселенческим центром культуры казачества и архивного дела».

4.2. Заявители могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте уполномоченного органа.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (плановых, внеплановых, в том числе по конкретному обращению заявителя), выявление и устранение нарушений прав источников комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц уполномоченного органа.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя анализ выполнения плановых показателей.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав источников комплектования, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.5. Ответственность должностных лиц за нарушение требований настоящего Административного регламента и норм действующего законодательства Российской Федерации закрепляется в их должностных регламентах.

 

V. Порядок обжалования действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Принятые по заявлению решения и действия (бездействие) специалиста учреждения, ответственного за принятие решения в ходе предоставления муниципальной услуги, а также нарушение порядка предоставления муниципальной услуги могут быть обжалованы в досудебном (внесудебном) порядке (далее- досудебное обжалование).

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление жалобы заявителя для рассмотрения директору МКУК «МЦКК и А», главе администрации Чернышковского муниципального района, заместителю главы администрации Чернышковского муниципального района, курирующему сферу культуры.

5.3. Жалоба должна содержать следующую информацию:

-фамилию, имя, отчество заявителя, которым подается жалоба, его место жительства (пребывания);

-наименование должности, фамилии, имени и отчества исполнителя муниципальной услуги (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуются, суть обжалуемого действия (бездействия).

Дополнительно указываются:

-причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);

-обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации, либо на него незаконно возложена какая-либо обязанность;

-требования о признании незаконными действий (бездействия);

-иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в самой жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

5.4. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа специалиста учреждения в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановления ее рассмотрения:

отсутствие в жалобе фамилии заявителя, направившего жалобу, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

получение жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица уполномоченного органа, а также членов его семьи;

невозможность прочтения текста жалобы, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.6. Жалоба подлежит рассмотрению в порядке, предусмотренном настоящим административным регламентом. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы уполномоченный орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных уполномоченным органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) специалиста учреждения при предоставлении муниципальной услуги в судебном порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.