ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 24.01.2024г. № 21 О Порядке изготовления, хранения, применения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации Чернышковского муниципального района

Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в целях упорядочения применения печатей, штампов и факсимиле в администрации Чернышковского муниципального района Волгоградской области,

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

1. Утвердить Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации Чернышковского муниципального района Волгоградской области (Приложение № 1).

2. Считать утратившим силу постановление администрации Чернышковского муниципального района от 20.02.2015г. № 107 «О Порядке изготовления, хранения, применения и уничтожения печатей и штампов в администрации Чернышковского муниципального района».

3. Назначить ответственным за соблюдением порядка изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле Хатмуллину Ирину Анатольевну — первого заместителя главы – начальника отдела организационного и кадрового обеспечения администрации Чернышковcкого муниципального района Волгоградской области

4. Настоящее постановление вступает в силу после его официального обнародования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Чернышковского

муниципального района В.А.Крылов

Приложение № 1

к постановлению администрации Чернышковского муниципального района № ____ от ____.__.20__г.

Положение

о порядке изготовления, учета, хранения, использования

и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации Чернышковского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации Чернышковского муниципального района (далее – администрация).

1.2. Право пользования печатями, штампами и факсимиле определяется настоящим Положением.

1.3. Ответственность и контроль за соблюдением порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей, штампов и факсимиле возлагается на первого заместителя главы – начальника отдела организационного и кадрового обеспечения  (далее – заместитель главы администрации ).

1.4. Отдел организационного и кадрового обеспечения осуществляет ведение журнала учета печатей, штампов и факсмиле, используемых в администрации (прилагается).

1.5. Образцы печатей, штампов и факсимиле согласовываются с главой Чернышковского муниципального района.

1.6. Печати, штампы и факсимиле в администрации подлежат учету.

1.7. Лица, ответственные за изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов и факсимиле, назначаются распоряжением администрации.

Право пользования печатями, штампами факсимиле предоставляется муниципальным служащим, ответственным за организацию делопроизводства и руководителям муниципальных учреждений, учредителем которых является администрация Чернышковского муниципального района Волгоградской области.

2. Использование печати с изображением герба Российской Федерации

2.1. Гербовая печать применяется для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

2.2. Гербовой печатью заверяются следующие документы:

договоры (в том числе трудовые с руководителями муниципальных предприятий, учреждений, учредителями которых является администрация Чернышковского муниципального района) и соглашения, заключаемые администрацией с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним;

акты приема выполненных работ, приема – передачи дел, приема в эксплуатацию объектов строительства, оборудования, акты экспертизы;

доверенности на право ведения дел в суде, а также представления интересов администрации в других организациях, документы на оформление заграничных паспортов;

характеристики для награждения государственными наградами Волгоградской области за подписью главы Чернышковского муниципального района;

наградные листы при представлении к государственным наградам;

Почетные грамоты, Благодарственные письма главы администрации;

образцы подписей работников администрации, имеющих право на совершение финансово-хозяйственных операций;

бухгалтерские, финансовые и платежные документы администрации;

записей в трудовых книжках работников администрации, руководителей муниципальных предприятий и учреждений, учредителями которых является администрация;

заявления граждан об отказе от ребенка и согласии на его усыновление (удочерение) и другую форму устройства детей;

сведения в налоговые органы об опекаемом (подопечном) несовершеннолетнем физическом лице;

свидетельства о рождении, смерти, об установлении отцовства, об усыновлении (удочерении), о заключении (расторжении) брака, о перемене имени;

извещения о внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния, высылаемые в архивы ЗАГС;

разрешения на вступление в брак несовершеннолетних, достигших шестнадцатилетнего возраста;

договоры о найме жилой площади несовершеннолетних;

в иных случаях, когда требование о заверении гербовой печатью предусмотрено правовыми актами.

Данный перечень документов, заверяемых гербовой печатью, не является исчерпывающим.

В случае необходимости решение о заверении гербовой печатью отдельных видов документов, не входящих в перечисленный перечень, принимает глава района.

2.3. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

В финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

2.4. Гербовая печать, используемая в администрации, хранится в несгораемом сейфе в запечатанном виде.

2.5. Право использования гербовой печати закрепляется за муниципальными служащими распоряжением администрации.

3. Использование простой круглой печати, штампов и факсимиле

3.1. Для заверения копий документов администрации используется простая круглая печать, на которой по внутренней окружности располагается надпись «Администрация Чернышковского муниципального района Волгоградской области, ОГРН», в центре - «Канцелярия», а также штамп «КОПИЯ ВЕРНА»

3.2. Печать хранится в несгораемом сейфе в запечатанном виде.

3.3. Для регистрации входящей документации применяются штамп «Вход. №____».

3.4. Для регистрации обращений граждан применяется штамп «Вх. № ____- ОГ».

3.5. Для справок используется штамп с полным и кратким наименованием организации.

3.6. Для антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов и нормативных правовых актов при мониторинге их применения используется штамп «Антикоррупционная экспертиза».

3.7. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы района может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, грамотах, Почетных грамотах и других документах аналогичного характера. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы района при необходимости разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов.

Штампы находятся у муниципальных служащих и руководителей муниципальных учреждений, учредителем которых является администрация Чернышковского муниципального района Волгоградской области, ответственных за их использование и хранение.

4. Порядок заказа на изготовление печатей, штампов и факсимиле

4.1. Заказ на изготовление печатей и штампов производится по заявкам должностных лиц и структурных подразделений администрации на основании резолюции главы Чернышковского муниципального района Волгоградской области.

4.2. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы Чернышковского муниципального района Волгоградской области определяется главой района.

4.3. Изготовление печатей и штампов производится специализированными организациями.

4.4. Контрольный оттиск изготовленных печатей вносится в журнал учета печатей и штампов, используемых в администрации (приложение к настоящему положению).

5. Порядок учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле

5.1. Учет всех изготовленных печатей, штампов и факсимиле ведется в Журнале учета печатей, штампов, факсимиле, используемых в администрации Чернышковского муниципального района с проставлением в нем оттиска (Приложение № 1).

Листы Журнала нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью главой района.

5.2. Журнал учета печатей, штампов и факсимиле ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу или металлических шкафах.

5.3. Срок хранения Журнала учета печатей, штампов и факсимиле хранится постоянно.

5.4. Печати хранятся в надежно закрываемых несгораемых сейфах или металлических шкафах.

5.5. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле подлежат уничтожению.

5.6. Отбор и уничтожение печатей осуществляет комиссия, назначаемая распоряжением администрации. Уничтожение печатей, штампов и факсимиле производится путем приведения в негодность клише печати, штампа и факсимиле. Уничтожение должно исключать возможность восстановления клише печати, штампа или факсимиле. Уничтожение фиксируется в акте, который утверждается главой района.

Акты об уничтожении печатей, штампов и факсимиле в хранятся в течение 5 лет, после чего передаются в архив.

5.7. Об уничтожении печати, штампа или факсимиле делается отметка в журнале учета печатей, штампов и факсимиле, используемых в администрации.

6. Контроль за хранением и использованием печатей, штампов и факсимиле

6.1. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей, штампов и факсимиле в администрации несет первый заместитель главы – начальник отдела организационного и кадрового обеспечения.

Передача печатей, штампов и факсимиле лицам, не являющимися ответственными за их использование и хранение, запрещается.

6.2. Муниципальные служащие, получившие печати, штампы и факсимиле, несут персональную ответственность за их сохранность и использование.

6.3. Проверки наличия печатей, штампов и факсимиле проводятся соответствующей комиссией не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей, штампов и факсимиле, используемых в администрации, после заключительной записи.

При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей, штампов и факсимиле проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения главы района.

7. Ответственность за нарушение порядка использования и утрату печатей, штампов и факсимиле

7.1. Неправомерное использование печатей, а также использование печатей и факсимиле не предусмотренных настоящим Положением влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

7.2. За нарушение порядка использования или утрату печатей, штампов и факсимиле виновный работник привлекается к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

к Положению о порядке изготовления, учета, использования и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в администрации Чернышковского муниципального района

Журнал учета

печатей, штампов и факсимиле, используемых в администрации

Чернышковского муниципального района

№ п/п	Наименование печати или штампа	Образец оттиска печати и штампа	Ф.И.О., должность муниципального служащего, ответственного за хранение, использование печати и штампа, номер телефона	Подпись и дата получения печати или штампа	Отметка о проведенных проверках	Отметка об уничтожении печатей и штампов